Praca w administracji biurowej – na czym polega praca biurowa?

Praca w administracji biurowej przez wiele osób uważana jest za rodzaj synekury – ma ona stanowić stabilne i dobrze płatne zatrudnienie, otwierające przed pracownikami szereg perspektyw dla rozwoju zawodowego. Jak jednak praca w administracji biurowej wygląda w praktyce?

Co to jest administracja biurowa? Jakie rodzaje administracji biurowej wyróżniamy? Jakie wymagania trzeba spełnić by pracować w tym sektorze i na co można liczyć? Ile zarabia pracownik biurowy? Jaki jest jego zakres obowiązków? Gdzie najlepiej szukać zatrudnienia tego rodzaju? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym artykule.

Administracja biurowa – co to jest?

Jak nietrudno się domyślić po nazwie, praca w administracji biurowej polega głównie na zakulisowym wspieraniu i koordynowaniu rozmaitych działań przedsiębiorstwa. Zależnie od piastowanego przez kandydata stanowiska, może chodzić o rekrutację nowych pracowników, umawianie spotkań, czy przygotowywanie wszelkiego rodzaju rozliczeń i dokumentów – zarówno wewnętrznych, jak i wymaganych prawem zewnętrznych.

W wielu firmach coraz popularniejsza jest pozycja specjalistów od employer brandingu, a więc osób, które kompleksowo zajmują się wewnętrzną polityką firmy względem pracowników. Ich zadaniem jest organizacja rozmaitych konkursów, spotkań integracyjnych, ale również nieco bardziej długofalowych planów zarządzania, których rezultatem ma być wzrastające zadowolenie pracowników i zwiększenie ich produktywności oraz lojalności względem firmy. Działania specjalistów ds. EB mają także za zadanie budować pozytywny obraz pracodawcy w oczach kandydatów, którzy dopiero rozważają podjęcie współpracy z danym przedsiębiorstwem.

Za pracę w administracji biurowej możemy uznać również stanowisko recepcjonistki (na przykład hotelowej), której zakres obowiązków nie może już zostać uznany za działania „na zapleczu”. Jest ona przecież zobowiązana do bezpośredniego kontaktu z klientem i sprzedaży usług w imieniu przedsiębiorstwa – w podobnej sytuacji mogą znajdować się niektóre osoby pracujące w działach handlowych, które jednak będziemy mogli określić jako pracowników administracji biurowej.

Praca w administracji biurowej – rodzaje

Istnieje wiele przykładów pracy w administracji biurowej – każde stanowisko różni się od siebie charakterem wykonywanych obowiązków, choć z grubsza można by zaryzykować stwierdzenie, że profesje w administracji są do siebie stosunkowo podobne, rodząc perspektywy dla przebranżawiania się w obrębie sektora.

Co więcej, w przypadku każdego z wielu stanowisk, istnieje możliwość pięcia się w górę po szczeblach kariery, by finalnie osiągać stanowiska kierownicze – wcześniej poprzedzone zwykle awansami finansowymi, wyrażonymi tytularnie w takich pozycjach, jak „starszy specjalista” czy – z angielskiego – „senior specialist”.

W ramach poniższej listy, publikujemy kilka podstawowych stanowisk, na które aplikować może każdy, komu marzy się praca w administracji biurowej. Wymagania szczegółowe stawiane przez pracodawców w każdym z przypadków mogą być nieco różne, jednak fundament jest zasadniczo podobny.

Asystent biurowy i sekretarka

Praca asystenta biurowego to coś, o czym myślimy w pierwszej kolejności słysząc hasło „administracja biurowa”. Wbrew obiegowej opinii i terminologii często mylonej nawet przez samych pracodawców, asystentka biurowa i sekretarka to nie to samo, choć na pierwszy rzut oka są to profesje podobne.

Podczas gdy zadaniem sekretarki jest przede wszystkim umawianie spotkań, odbieranie telefonów i prowadzenie korespondencji, czy sprawowanie pieczy nad kalendarzem wydarzeń, zadania asystenta biurowego są nieco bardziej kompleksowe.

Oprócz obowiązków wykonywanych przez sekretarkę, asystent biurowy musi również dbać o właściwe zaopatrzenie biura – robiąc w imieniu firmy odpowiednie zakupy, lub zgłaszając brak określonych przyrządów i narzędzi. Można by wręcz uznać, że asystent biurowy, z racji pełnionej funkcji, jest wręcz swego rodzaju „managerem biura”.

Specjalista ds. kadr i płac

Specjalista do spraw kadr i płac, dużo częściej pojawia się w ofertach pracy jako specjalista HR (z angielskiego „Human Resources„, czyli „Zasoby Ludzkie„). Jego zadaniem jest wspieranie przedsiębiorstwa w obszarze zatrudnienia pracowników, a także wszelkiego rodzaju formalności z tym faktem związanych.

Specjalista HR zajmuje się sporządzaniem i archiwizacją wszelkiego rodzaju dokumentacji pracowniczej, a także dba o prawidłowy obieg dokumentów w firmie. W jego gestii leży również sporządzanie umów i świadectw pracy, wypisywanie wypowiedzeń, czy czuwanie nad dostępnością dni urlopowych pracowników.

Są przypadki, gdy przedsiębiorstwo nie dysponuje osobnym działem księgowym, znaczna część obowiązków w kwestii podatkowej może spaść właśnie na specjalistę ds. kadr i płac. Będzie on zatem odpowiedzialny również za rozliczenie PIT pracowników i dostarczenie im dokumentów niezbędnych w niniejszym zakresie.

Specjalista ds. personalnych

Wymieniony już w niniejszym artykule specjalista do spraw personalnych, a więc tzw. EB („employer branding”), zajmuje się szeroko pojętą polityką przedsiębiorstwa względem obecny i przyszłych pracowników. Employer branding podzielić można na wewnętrzny i zewnętrzny – ten pierwszy to szereg działań podejmowanych przez firmę, mających na celu jak najbardziej kompleksowe usatysfakcjonowanie pracowników, owocujące zwiększeniem jego produktywności i lojalności wobec firmy.

Zadaniem osoby zatrudnionej w tym obszarze, będzie zatem organizowanie wszelkiego rodzaju konkursów pracowniczych, spotkań integracyjnych, czy opracowywanie kompleksowej polityki w zakresie budowania pozytywnej atmosfery w firmie. W sposób pośredni działania te rzutują również na zewnętrzny employer branding.

Employer branding zewnętrzny z kolei, polega na budowaniu marki pracodawcy w oczach kandydatów, których dopiero co chcemy pozyskać. Specjalista będzie starał się wykreować wizerunek przedsiębiorstwa, w którym warunki i panująca atmosfera nie tylko pozwalają uzyskać satysfakcjonujące wynagrodzenie i poczucie stabilności, ale i pozwalają na rozwój – tak osobisty, jak i zawodowy. Specjalista EB będzie musiał prowadzić tę politykę, bazując oczywiście na realnie przezeń podejmowanych działaniach.

Rekruter

Nazwa tej specjalizacji również może nam wiele powiedzieć na temat zakresu obowiązków osoby zatrudnionej. Jest to specjalista, który w głównej mierze odpowiada za politykę kadrową w firmie – stąd bardzo często jest to stanowisko łączone ze specjalistą ds. kadr i płac.

Zadaniem rekrutera jest tworzenie i wystawianie ofert pracy, a także późniejsza, kompleksowa analiza otrzymywanych CV i listów motywacyjnych. Finalnie jest on obowiązany do przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej i doboru najodpowiedniejszych pracowników do zespołu.

Recepcjonistka

W pewnym sensie, recepcjonistka stanowi pomoc pomiędzy pracą w administracji biurowej, a pracą handlowca. Część jej obowiązków przypominać może swą naturą obowiązki asystentki biurowej, z tą jednak różnicą, że recepcjonistka zobowiązana jest również do bezpośredniej sprzedaży usług klientowi – nie tylko rezerwując dla niego pokój w hotelu czy wizytę u lekarza, ale również bezpośrednio przyjmując należne opłaty.

To dobre stanowisko szczególnie dla osób młodych, które dopiero co wkraczają na rynek pracy – mogą one bowiem w ten sposób uzyskać cenne doświadczenie, zarówno w ramach pracy stricte biurowej, jak i w nawiązywaniu kontaktu z klientami, co dodatkowo szlifować będzie ich kompetencje miękkie. Nie da się ukryć, że tego rodzaju doświadczenie zawodowe na pewno zwiększy wartość naszego CV w oczach rekruterów.

Praca – administracja biurowa. Przykładowy zakres obowiązków

Jak już wykazaliśmy wyżej, praca w administracji biurowej to wyjątkowo rozbudowana dziedzina, na którą składa się wiele rozmaitych profesji. W przypadku każdej z nich, będziemy mieli do czynienia z nieco innym zakresem obowiązków osoby zatrudnionej.

Niemniej, znaczna ich część występuje na tyle często (lub pokrywa się w przypadku niektórych stanowisk), że możemy wymienić kilka przykładowych obowiązków, które przyjdzie Ci wykonywać w ramach przyszłego zawodu. Będą to:

• obsługa korespondencji przychodzącej,
• sporządzanie oficjalnych pism biurowych,
• dbałość o prawidłowy obieg dokumentów,
• archiwizacja pism i dokumentacji pracowniczej,
• dbałość o dostępność akcesoriów i narzędzi biurowych,
• bezpośredni kontakt z klientem w ramach sprzedaży usług lub produktów,
• rekrutacja nowych pracowników i dbałość o ich należyte wdrożenie w tryb pracy,
• organizowanie imprez firmowych i konkursów pracowniczych,
• prowadzenie mediów społecznościowych przedsiębiorstwa.

Powyższa lista stanowi jednak wyłącznie przykład obowiązków, których wystąpienie jest najbardziej prawdopodobne – realnie rzecz ta może różnić się nie tylko w zależności od docelowego stanowiska, ale również wewnętrznej polityki firmy w zakresie zatrudnienia.

Pracownik biurowy – jakie wymagania trzeba spełnić, by otrzymać pracę?

Podobnie jak w przypadku listy obowiązków, tak samo w przypadku wymagań, wiele będzie zależało od stanowiska na jakie aplikujesz. Niemniej, można wymienić kilka uniwersalnych umiejętności, bez których praca w administracji biurowej nie byłaby możliwa. Doświadczenie na podobnym stanowisku nie jest zwykle wymagane, choć na pewno będzie mile widziane – podobnie jest w przypadku wykształcenia, gdzie zdecydowanie wystarczy wykształcenie średnie.

W sytuacji, w której ukończona przez nas szkoła nie ma zbyt wiele wspólnego z pracą w administracji, warto będzie wesprzeć nasze CV certyfikatami ukończonych szkoleń czy kursów branżowych. Dobrze byłoby również zawczasu postarać się o staż zawodowy, który pozwoli na zdobycie cennego doświadczenia.

Aby otrzymać pracę w administracji biurowej, niezbędna może się okazać znajomość języków obcych – przede wszystkim języka angielskiego, choćby w stopniu komunikatywnym. Naturalnie, z uwagi na charakter wykonywanej pracy, umiejętność obsługi komputera, a także pakietów i urządzeń biurowych, będzie konieczna. Nasze szanse na zdobycie zatrudnienia może zmaksymalizować prawo jazdy kat. B.

Równie istotne co umiejętności praktyczne, będą kompetencje miękkie kandydatów. Chodzi tu przede wszystkim o takie cechy jak komunikatywność, empatia, zdolność do logicznego myślenia i umiejętność rozwiązywania problemów, a także wysoka kultura osobista czy odporność na stres. Tego rodzaju zdolności można by było podać wiele – ważne jednak jest to, aby kluczowe z tych kompetencji umieścić w swoim CV, nie licząc jedynie na spostrzegawczość rekrutera.

Praca w administracji biurowej – warunki zatrudnienia

W związku z bieżącą sytuacją na rynku pracy nie powinniśmy się dziwić, że to pracodawcy w dużej mierze zabiegają o pracowników – nie na odwrót. Swoje starania o to, by zatrudniony specjalista pozostał w danym przedsiębiorstwie jak najdłużej, rozpoczynają zwykle od zapewnienia pracownikowi fundamentalnych kwestii – stabilnej podstawy współpracy i wysokiego wynagrodzenia.

Dominującą podstawą zatrudnienia w branży jest oczywiście umowa o pracę, będąca de facto jedyną z legalnych form. Umowa zlecenie jest zasadniczo niespotykana, trafiając się od czasu do czasu jedynie niedoświadczonym pracownikom, którzy dopiero co rozpoczynają zawodową karierę. Nierzadko, szczególnie w przypadku stanowisk kierowniczych, możemy mieć do czynienia z kontraktem B2B.

Przejrzysta ścieżka kariery i realna możliwość awansu w strukturach firmy, to kolejne z zapewnień, na jakie możemy natknąć się w ofertach pracy tego rodzaju – najczęściej wtóruje mu atrakcyjny system wynagrodzeń i premii. Przedsiębiorcy oferują kandydatom także szereg benefitów pozapłacowych, takich, jak na przykład prywatne ubezpieczenie medyczne, karta MultiSport, paczki świąteczne, czy szkolenia i kursy podnoszące kwalifikacje zawodowe.

W administracji miejsce pracy nie zawsze musi wyznaczać fizyczne biuro – coraz większą popularnością w branży cieszy się bowiem praca zdalna, często określana przez kandydatów jako wymóg konieczny. Przedsiębiorcy zauważyli, że jej rezultatem jest znaczne zwiększenie efektywności pracowników, więc starają się ją oferować wszędzie tam, gdzie tylko pozwala na to zakres obowiązków. Niestety, czasami praca w trybie w pełni zdalnym może być niemożliwa – wówczas do dyspozycji stron pozostaje praca hybrydowa.

Ścieżka rozwoju kariery w administracji biurowej

Praca w administracji biurowej cieszy się wyjątkową dynamiką rozwoju – bez względu na piastowane stanowisko, zawsze będzie miał szansę na zdobywanie nowych szczytów w karierze.

Choć dokładne stopnie awansu każdorazowo określać będzie wewnętrzna polityka zatrudniającej Cię firmy, to szablon zwykle będzie podobny. Zaczniesz jako młodszy specjalista, nie spędzając jednak na tej pozycji zbyt wiele czasu – na ogół służy ona jedynie sprawdzeniu umiejętności kandydatów w trakcie okresu próbnego.

Później zacznie się właściwy okres Twojej pracy, podczas której przełożeni będą oceniać Twoje zaangażowanie i rezultaty podejmowanych działań. Możesz mieć pewność, że jeżeli często będziesz wykazywać się inicjatywą, jednocześnie myśląc i działając nieszablonowo, a przy tym będziesz tryskać humorem i motywacją do pracy, to czeka Cię kolejny awans – tym razem jest to starszy specjalista.

Starsi specjaliści często pełnią już funkcje managerskie, zarządzając niewielkimi zespołami i aktywnie uczestnicząc w kreowaniu całościowej strategii firmy. Jeżeli cechuje Cię ambicja, to wcale nie musisz w tym miejscu poprzestawać na laurach – nadal czekają na Ciebie takie stanowiska jak kierownik biura!

Ile zarabia pracownik biurowy?

Jak nietrudno się domyślić, zarobki w administracji również uzależnione są od rodzaju stanowiska, poziomu i stażu zawodowego pracownika, oraz oczywiście firmy, w której ten jest zatrudniony. Warto także mieć na względzie, że znaczna część wynagrodzenia może stanowić element premii uznaniowej czy wynikowej – podane niżej stawki dotyczą wyłącznie podstawowej, miesięcznej pensji brutto. Jak prezentuje się mediana wynagrodzeń pracowników administracji?

• Recepcjonistka – 4 120 złotych brutto,
• Asystentka biurowa – 5 000 złotych brutto,
• Specjalista ds. rekrutacji – 5 450 złotych brutto,
• Specjalista ds. kadr i płac – 5 500 złotych brutto,
• Specjalista ds. EB – 6 230 złotych brutto,
• Specjalista ds. HR – 6 420 złotych brutto,
• Kierownik biura – 6 580 złotych brutto.

Trzeba mieć jednak na uwadze fakt, że wynagrodzenie w przypadku kadry kierowniczej może być dużo wyższe, sięgając nawet 10 000 złotych brutto w skali miesiąca. Wiele zależy od indywidualnych umiejętności pracownika, rezultatów jego pracy oraz jego stażu zawodowego.

Praca – administracja biurowa. Gdzie szukać zatrudnienia?

Miastem, w którym zdecydowanie najłatwiej będzie zdobyć zatrudnienie w administracji, będzie Warszawa – specjalista ds. HR czy asystentka biurowa, może wręcz „w ciemno” wysyłać swoje CV do najrozmaitszych przedsiębiorstw. Wśród dominujących pod katem ofert pracy z tej branży dzielnic, w Warszawie będzie to Mokotów.

Młodszy specjalista może jednak szukać zatrudnienia zasadniczo w każdym, większym mieście – Kraków, Poznań czy Wrocław to tylko część najlepszych propozycji. Fakt ten wynika z dynamicznego rozwoju lokalnej gospodarki, owocującej powstawaniem coraz to nowszych przedsiębiorstw.

Nie ulega jednak żadnej wątpliwości kwestia, że najefektywniejszym ze sposobów na zdobycie zatrudnienia, będzie rozejrzenie się za pracą wśród najrozmaitszych portali ogłoszeniowych. Takich, jak na przykład GoWork. Praca w administracji biurowej trenduje ostatnimi czasy w wynikach wyszukiwania, co tylko pokazuje, że to dobry kierunek rozwoju zawodowej kariery – nie czekaj aż ktoś Cię ubiegnie i sprawdź sam!